CHARTER INZAKE GEGEVENSBESCHERMING

Wij beseffen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal vormt van Federatie van Resto du Coeur België (hierna genoemd “de vereniging”, « wij » of « ons »). Respect voor uw privéleven is bijgevolg zeer belangrijk voor ons. Dit charter inzake gegevensbescherming (hierna genoemd het « Charter ») geldt voor onze website https://www.restosducoeur.be (hierna genoemd de « Website ») evenals voor alle relaties tussen de vereniging en zijn klanten, prospecten en handelspartners.

Dit Charter bevat onder andere informatie betreffende de persoonsgegevens die de vereniging verzamelt, de manier waarop het daarmee omgaat en hoe het deze gebruikt.

De vereniging vestigt er de aandacht op dat het op elk moment probeert te handelen in overeenkomst met de Europese Verordening (EU) 2016/679 van 27 april die op 25 mei 2018 van kracht werd – de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) - met gedeeltelijke intrekking van de Belgische wet van 8 december 1992 met betrekking tot het privéleven en de verwerking van persoonsgegevens die tot dan toe van kracht was, en de Belgische wetgeving inzake de toepassing van de hierboven vermelde regelgeving. Dit Charter bevat onder andere informatie betreffende de persoonsgegevens die de vereniging verzamelt, de manier waarop het daarmee omgaat en hoe het deze gebruikt.

Uw bezoek aan de Website houdt in dat u expliciet akkoord gaat met dit Charter (door het feit dat u uw persoonsgegevens heeft meegedeeld of uw deelname heeft bevestigd) en bijgevolg ook met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, daarmee omgaan en hoe wij deze gebruiken.

Gelieve naast dit Charter tevens kennis te nemen van de Wettelijke vermeldingen en het Cookiebeleid van de vereniging.

Soorten persoonsgegevens

De vereniging kan de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken :

• Naam
• Voornaam
• Adres waar u gedomicilieerd bent
• Adres van de vereniging
• E-mailadres
• Telefoonnummer (vast/mobiel)

Enz. De vereniging verzamelt bovendien automatisch anonieme informatie betreffende uw navigatiegedrag wanneer u de Website bezoekt. Zo registreert de vereniging bijvoorbeeld automatisch welke pagina’s u opent, welke webbrowser u gebruikt, naar welke website u doorklikt wanneer u toegang kreeg tot de Website, enz. Wij kunnen u niet identificeren op basis van die gegevens, maar zij laten ons toe statistieken op te maken betreffende het gebruik van de Website. Voor meer informatie in dit verband raden wij u aan om ons Cookiebeleid te lezen.

Wijze waarop de persoonsgegevens verzameld worden

De persoonsgegevens worden verzameld ingeval van / in het kader van :

• Het aanmaken van een account,
• Een samenwerking met de Federatie van Restos du Coeur de Belgique
• De correspondentie uitgewisseld met de Federatie van Restos du Coeur de Belgique
• De persoonsgegevens die ons Bedrijf verzamelt worden dus expliciet en vrijwillig meegedeeld door u.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is soms een voorwaarde om gebruik te kunnen maken van bepaalde diensten, zoals :

• Toegang krijgen tot bepaalde pagina’s van onze Website,
• Het aanmaken van een online account,
• Online een reservatie doorgeven,
• U abonneren op onze nieuwsbrieven,
• Deelnemen aan bepaalde activiteiten en evenementen.

Gebruik van persoonsgegevens

De vereniging kan uw persoonsgegevens gebruiken voor de doeleinden die beschreven worden in bijlage 1 van dit Charter.

In het algemeen geldt dat wij uw persoonsgegevens slechts gebruiken indien u hiervoor de toestemming gaf of indien het gebruik daarvan wettelijk verantwoord is in het kader van:

• De bescherming van onze rechtmatige belangen,
• Het afsluiten van een contract dat u aan ons bindt, het onderhandelen daarover en het uitvoeren daarvan,
• Het naleven van een wettelijke verplichting,
• De vrijwaring van het algemeen belang.

Meedelen van persoonsgegevens aan derden

De vereniging deelt uw persoonsgegevens niet mee aan derden uitgezonderd indien dit noodzakelijk is voor de levering van producten en/of diensten, zoals in de volgende gevallen  - maar zonder dat dit beperkt blijft tot - :

• De organisatie en de opvolging van reservaties,
• De levering van producten,
• De uitvoering van audits,
• Analyses van de bezoekers van onze Website.

In dit kader kunnen uw persoonsgegevens meegedeeld worden aan webmasters, betalingspartners, softwareleveranciers, cloudpartners, transportpartners, centra voor gegevensopslag, externe informaticaconsultants, financiële instellingen, verzekeringsmaatschappijen, dienstenleveranciers, enz.).

Indien het nodig is dat de vereniging in dit kader uw persoonsgegevens meedeelt aan derden, dan moet de betrokken derde partij uw persoonsgegevens gebruiken in overeenkomst met de bepalingen van dit Charter.

Niettegenstaande het voorgaande is het evenwel mogelijk dat de vereniging uw persoonsgegevens bekend maakt in de volgende gevallen:

• Aan de bevoegde overheidsdiensten indien de vereniging hiertoe wettelijk verplicht is, of in het kader van een toekomstige gerechtelijke procedure en om onze rechten te waarborgen en te verdedigen;
• Indien de vereniging of bijna al zijn activa overgenomen worden door een derde partij, waarbij uw persoonsgegevens die door de vereniging verzameld werden deel uitmaken van de overgedragen activa;
• Desgevallend indien u hier expliciet de toelating voor gaf.

Grensoverschrijdende overdracht van persoonsgegevens

Elke gebeurlijke overdracht van persoonsgegevens naar een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (EER) met een bestemmeling die woonachtig is of waarvan de maatschappelijke zetel zich bevindt in een land dat niet binnen een gelijkaardige regeling valt zoals uitgevaardigd door de Europese Commissie, is onderworpen aan de bepalingen van een gegevensoverdracht-overeenkomst die de standaard contractuele clausules bevat zoals gedefinieerd in het Besluit van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Besluit 2010/87/EC) of overeenkomstig om het even welk ander wettelijk mechanisme inzake het privéleven, of gelijk welke andere regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Bewaring van persoonsgegevens

Uitgezonderd wanneer een langere bewaartermijn nodig of gerechtvaardigd is bij wet of om een andere wettelijke verplichting na te leven, bewaart de vereniging uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die nodig is om de doelstellingen te halen en in te vullen zoals beschreven in dit Charter, onder het hoofdstuk “Gebruik van de persoonsgegevens”.

De vereniging bewaart alle persoonsgegevens die het verzamelt in geprinte dossiers die intern bewaard worden evenals in elektronische vorm op onze interne servers.

Bijlage 2 : bewaringsduur per verwerkingscategorie.

Uw rechten met betrekking tot de bescherming van het privéleven

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:  

• Het recht om toegang te krijgen tot uw persoonsgegeven,
• Het recht om uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te updaten,
• Het recht om uw persoonsgegevens te laten schrappen (« het recht om vergeten te worden ») – in dit verband meldt de vereniging dat bepaalde diensten niet meer beschikbaar zullen zijn of niet meer geleverd kunnen worden als u bepaalde persoonsgegevens schrapt of laat schrappen,
• Het recht om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken,
• Het recht op de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens,
• Het recht om u te verzetten / bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u uw rechten inzake de bescherming van uw privéleven wenst te doen gelden gelieve u Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.  te contacteren of het contactformulier in te vullen en dit naar de vereniging te sturen via e-mail of per post.

Wij wijzen erop dat de communicatie via e-mailberichten niet altijd beveiligd verloopt. Gelieve dan ook nooit informatie over uw betaalkaart of gevoelige informatie mee te delen in de e-mails die u naar ons stuurt.

U kunt uw rechten gratis doen gelden door middel van het bovenvermeld formulier. Bovendien kunt u uw persoonsgegevens, die u meedeelt bij het aanmaken van uw account, op elk moment bijwerken, wijzigen en/of controleren via uw account.

Indien u onze nieuwsbrieven of andere inlichtingen betreffende de diensten van de vereniging niet meer wenst te ontvangen kunt u op elk moment uitschrijven door te klikken op “Uitschrijven”.  

U vindt meer informatie over uw rechten op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), via deze link « https://www.privacycommission.be/fr  ».

Bescherming van persoonsgegevens

De vereniging verbindt zich ertoe alle redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te treffen om een ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen, inclusief hun verlies, misbruik of wijziging.

De vereniging bewaart alle persoonsgegevens die het verzamelt in de cloud (via een of meer datacenters gevestigd in de EU).

Niettegenstaande het veiligheidsbeleid van de vereniging, de controles die het uitvoert en de handelingen die het stelt in dit kader, kan een onfeilbaar veiligheidsniveau niet gewaarborgd worden. Geen enkele transfer- of transmissiemethode via internet en geen enkele elektronische opslagmethode zijn 100% zeker, zodat de vereniging op dit vlak geen absolute veiligheid kan garanderen.

Tot slot hangt de veiligheid van uw account tevens af van de vertrouwelijkheid van uw paswoord om toegang te krijgen tot het platform en/of de app. De vereniging zal nooit uw paswoord vragen, hetgeen inhoudt dat u dit zelf ook niet mag meedelen aan derden. Indien u ondanks alles toch uw paswoord meegedeeld heeft aan een derde, bijvoorbeeld omdat deze u vertelde dat hij u aanvullende diensten biedt, dan krijgt die derde via uw paswoord toegang tot uw account, uw rekening en uw persoonsgegevens. In dat geval bent u zelf verantwoordelijk voor de handelingen die uitgevoerd worden op uw account. De vereniging raadt u dan ook dringend aan om meteen uw paswoord te veranderen en contact met ons op te nemen wanneer u vaststelt dat iemand toegang gekregen heeft tot uw account.

Bijwerking van het Charter

De vereniging heeft de gewoonte om dit Charter te updaten door een nieuwe versie op de Website te posten. Het is dan ook aangeraden om regelmatig de Website te raadplegen en de pagina waarop het Charter staat te controleren om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van de recentste wijzigingen.

De recentste versie is altijd raadpleegbaar via deze link.

Andere websites

De Website bevat eventueel hyperlinks naar andere websites. Wanneer u klikt op een van deze links kunt u naar een andere website geleid worden, of een andere internetbron, die gegevens over u kan ontvangen via cookies of andere technologieën. De vereniging heeft geen enkele aansprakelijkheid, controle- of beheerverantwoordelijkheid voor deze andere websites of internetbronnen, noch wat het verzamelen van uw persoonsgegevens betreft, noch wat hun gebruik en hun verspreiding aangaat. U moet zelf het vertrouwelijkheidsbeleid van die andere websites en internetbronnen controleren om na te gaan of zij handelen in overeenkomst met de wettelijke bepalingen inzake het privéleven.

Contacteer de vereniging

Indien u vragen heeft over het Charter of de manier waarop de vereniging uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve u ons te contacteren :

• Per e-mail : Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.

of

• Per post : 5, Rue du Tronquoy - 5380 Fernelmont

Indien u niet tevreden bent over de manier waarop de vereniging de vragen of opmerkingen die u meedeelde behandeld heeft, of als u klachten heeft over de manier waarop de vereniging uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit  (GBA).

Gelieve er rekening mee te houden dat mededelingen via e-mail niet altijd beveiligd zijn. Gelieve dan ook geen informatie betreffende uw betaalkaart of gevoelige informatie mee te delen via de e-mails die u naar ons stuurt.

Wat verwachten wij van u ?

Wij verwachten van u dat u ons correcte en up-to-date informatie bezorgt. U dient ons ook onmiddellijk op de hoogte te brengen van belangrijke wijzigingen in uw situatie. Indien u in bepaalde omstandigheden informatie betreffende een derde moet meedelen, nodigen wij u uit om deze persoon voorafgaand de toestemming hiervoor te vragen.  

Dit Charter wordt regelmatig bijgewerkt ; u vindt de recentste versie hier

Bijlage 1 – Waarom worden de persoonsgegevens gebruikt

1. Ontvangst en verwerking van vragen die ingediend worden via het contactformulier of via enig ander kanaal

Op onze Website staat een online contactformulier tot uw beschikking. U kunt de vereniging tevens telefonisch contacteren. Om uw vragen te kunnen beantwoorden (vraag om informatie, een offerte, enz.) moet de vereniging bepaalde persoonsgegevens verwerken.

Deze verwerking gebeurt omdat ze legitiem verantwoord is of met uw toestemming.

2. Opstellen van een prijsopgave of offerte

Om u, op uw verzoek, een prijsopgave of een offerte te kunnen bezorgen moet de vereniging bepaalde persoonsgegevens verwerken.

Deze verwerking gebeurt omdat ze legitiem verantwoord is of met uw toestemming.

3. Opstellen van een overeenkomst/contract

Naargelang de klantencategorie kan het mogelijk zijn dat u een overeenkomst/contract dient af te sluiten met de vereniging zodat wij de samenwerking kunnen starten om u de diensten te kunnen leveren die u gevraagd heeft. In dit kader verzamelen wij een aantal persoonsgegevens.

Deze verwerking gebeurt omdat ze legitiem verantwoord is of in het kader van een wettelijke verplichting.

4      Het beheer van opleidingen

In het kader van opleidingen zijn wij verplicht om bepaalde persoonsgegevens te bezorgen aan professionals uit onze sector.

Deze verwerking gebeurt omdat ze legitiem verantwoord is.

• Het beheer van audits

In het kader van audits die uitgevoerd worden door professionals uit onze sector kunnen wij verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens aan hen mee te delen.

Deze verwerking gebeurt omdat ze legitiem verantwoord is.

• Levering van producten en/of diensten, verwerking van uw handelingen en uitvoering van uw instructies

Wij gebruiken uw gegevens om u de producten en diensten te kunnen leveren waarvoor u beroep deed op ons Bedrijf. Dat houdt in dat de vereniging in het bezit is van uw persoonsgegevens en deze zo lang als nodig bewaart voor de levering van de dienst(en) waarvoor u zich inschreef.

Deze verwerking gebeurt in het kader van de uitvoering van het contract dat met u afgesloten werd of elke andere verbintenis die aangegaan werd door uzelf en de vereniging.

• Versturen van facturen en innen van betalingen 

In het kader van de diensten die voorgesteld worden door de vereniging en de overeenkomsten die u met ons afsluit, gebruiken wij bepaalde van uw persoonsgegevens om de facturen op te stellen en vervolgens de betalingen te innen, deze op te nemen in onze boekhouding en voor alle activiteiten die gepaard gaan met het goede beheer van de facturatiedossiers.

Deze verwerking gebeurt omdat ze legitiem verantwoord is of in het kader van een wettelijke verplichting.

• Optimalisatie van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de website - prestatiecookies

Bij het gebruik van onlineprogramma’s vragen wij uw toestemming voor het gebruik van cookies. Uw toestemming vormt de juridische basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel.

Klik hier indien u meer informatie wenst over cookies en ons beleid terzake.

• Solliciteren voor een vacature en indienen van een CV

Om te solliciteren voor een vacature die meegedeeld wordt via onze Website of via een ander kanaal wordt u verzocht om uw CV in te dienen. Uw persoonsgegevens worden dan verwerkt om ons toe te laten uw profiel te analyseren en op de gepaste manier te reageren op uw sollicitatie.

Deze verwerking gebeurt omdat ze legitiem verantwoord is of met uw toestemming.

• Opstellen van mailinglijsten 

In het kader van de verschillende diensten die wij aanbieden stellen wij een contacten-gegevensbank samen. Het is mogelijk dat sommige van uw persoonsgegevens in dit verband opgenomen worden in een gegevensbank.

De juridische basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel is ons legitiem belang of uw toestemming.

• Naleven van de wetten en de regelgeving

Wij leven alle geldende wetten en regelgevingen na. In dat kader, en indien wij daartoe verplicht zijn, kan het nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens verwerken.

Deze verwerking kan gebeuren in het kader van de naleving van een wettelijke verplichting.

• Bescherming van onze rechten

Wij kunnen uw gegevens gebruiken om onze rechten te beschermen, meer bepaald in het kader van de verdediging of de bescherming van onze wettelijke rechten en belangen, gerechtelijke acties, het beheer van klachten of betwistingen, in het geval van een herstructurering van bedrijven of andere fusie- of acquisitiehandelingen. Wij gebruiken de gegevens dan indien dit legitiem verantwoord is.

 

Bijlage 2 : Bewaringsduur per doelcategorie

 

Doel van de verwerking van persoonsgegevens	Reden	Maximale bewaringsduur (uitgezonderd indien anders vermeld)
Ontvangst en beantwoorden van gestelde vragen	Legitiem belang Toestemming	Te bepalen door de vereniging,  Voorbeeld : 5 jaar na het laatste contact indien het om een klant gaat / 1 jaar na het laatste contact indien het om een prospect gaat.
Opstellen van een prijsopgave of offerte	Legitiem belang Toestemming	Te bepalen door de vereniging,  Voorbeeld : 5 jaar na het laatste contact indien het om een klant gaat / 1 jaar na het laatste contact indien het om een prospect gaat.
Beheer van opleidingen	Uitvoering van het contract	Te bepalen door de vereniging,  Voorbeeld : 5 jaar na het laatste contact met de klant.
Beheer van audits	Uitvoering van het contract	Te bepalen door de vereniging,  Voorbeeld : 5 jaar na het laatste contact met de klant.
Opstellen van een contract	Legitiem belang Wettelijke verplichting	Te bepalen door de vereniging,  Voorbeeld : 7 jaar na het laatste contact met de klant.
Uitvoering van diensten, verwerking van uw opdrachten en uitvoering van uw instructies	Uitvoering van het contract	Te bepalen door de vereniging,  Voorbeeld : 5 jaar na het laatste contact met de klant.
Facturen en betalingen	Uitvoering van het contract Wettelijke verplichting	7 jaar vanaf de 1e januari van het jaar volgend op de belastbare periode.
Optimalisatie van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website	Legitiem belang	Te bepalen door de vereniging, Voorbeeld : 1 jaar na het laatste bezoek van de gebruiker aan de Website.
Sollicitatie voor een vacature en indiening van de CV	Legitiem belang Toestemming	Te bepalen door de vereniging, Aanbeveling : - Onmiddellijke schrapping indien de CV niet overeenstemt met het gezochte profiel - Bewaring gedurende 1 jaar in de aanwervings-gegevensbank indien de CV potentieel interessant is, maar er niet meteen een vacature is - Onmiddellijke verwerking indien de CV overeenstemt met het gezochte profiel en er een vacature is. In dat geval: bewaring in het werknemersdossier gedurende 5 jaar gerekend vanaf de dag die volgt op de afloop van het contract.
Opstellen van mailinglijsten	Legitiem belang Toestemming	Te bepalen door de vereniging,  Voorbeeld : 5 jaar na het laatste contact indien het om een klant gaat / 1 jaar na het laatste contact indien het om een prospect gaat.
Naleving van de wetten en regelgeving	Wettelijke verplichting	- Sociale documenten: 5 jaar vanaf de dag die volgt op de beëindiging van de invulling van het contract - Fiscale documenten : 7 jaar vanaf de 1e januari van het jaar dat volgt op de belastbare periode - Waarborgdocumenten : te bepalen door de vereniging
Bescherming van onze rechten	Legitieme belangen	Zolang de gerechtelijke actie/ de klachtprocedure duurt.